Uma dica rápida para evitar perda de mensagens ao mudar de provedor e sistema de email para o Google Apps ao mesmo tempo é a seguinte.
- Crie todas as contas de email no Google Apps, inclusive redirecionamentos
- Confirme a propriedade do domínio através do arquivo HTML ou registro CNAME no DNS
- Ative o serviço de email no Google Apps
- Configure uma nova conta de email no outlook do cliente, ou seja, mantenha a conta atual
- Prepare o DNS do novo provedor com os registros:
MX1 – antigo sistema de email
MX2 – novo sistema de email
POP/MAIL e SMTP – antigo provedor (assim o sistema antigo continua funcionando) - Mofique o Servidor de DNS (no Registro.br se o domínio for .br) para apontar ao novo provedor
- Após 72 horas, remova a conta antiga do outlook do cliente
- Remova os registros no DNS do antigo provedor
- Cancele o provedor antigo
Mais informações
Sempre que você alterar seus registros MX, podem ser necessárias 48 horas para que seus novos registros sejam propagados. O tempo necessário para que seus registros se propaguem depende da sua empresa de hospedagem e podem levar menos de 48 horas; entretanto, durante esse tempo, o e-mail enviado ao seu domínio pode ser devolvido. Embora não haja maneira de se evitar totalmente o tempo de inatividade, há várias etapas que podem ser executadas para evitar retornos durante a transição para o e-mail do Google Apps.
Criar todos os usuários no Google Apps
Para garantir que todos os e-mails ao seu domínio sejam recebidos depois que você alterar seus registros MX, verifique se criou contas para todos os usuários existentes no painel de controle do seu Google Apps. Se tiver muitas contas existentes de e-mail, você poderá enviar todos os endereços de e-mail de uma só vez.
Se tiver alguma lista de e-mails ou algum apelido no seu domínio que possa ser afetado quando você alterar seus registros MX, será possível recriá-los no seu painel de controle. Você também poderá configurar um endereço pega-tudo para gerenciar mensagens enviadas aos endereços que não foram criados no seu domínio.
Programar tempo de inatividade para a noite ou o final de semana
Para reduzir o número de possíveis mensagens devolvidas ao alterar os registros MX do domínio, é recomendável programar a alteração para uma noite ou um final de semana, ou para uma hora que o volume do e-mail esteja baixo.
Se o host do seu domínio tiver que inserir novos registros para você ou se você não tiver certeza de como alterar seus registros, sugerimos entrar em contato com o host do seu domínio antecipadamente, a fim de se preparar para a alteração.
Alertar os contatos principais sobre a alteração
Para evitar confusão com as mensagens devolvidas, você pode deixar que alguns ou todos os contatos saibam sobre a alteração futura no seu sistema de e-mail.
Lembre-se de incluir a data e a hora da alteração planejada, as instruções para reenviar qualquer mensagem devolvida e todos os canais de contato alternativos que as pessoas podem usar para problemas urgentes. Você pode enfatizar que qualquer tempo de inatividade deve ser breve e que nenhuma mensagem será perdida durante a transição, algumas simplesmente precisarão ser reenviadas.
Fonte: Google